奖助金发展过程的第4步解释了奖助金颁发后该做什么.

赠款管理确保赠款按照授予人与受赠人的协议有效地管理，并遵守任何赠款协议/合同. 它还确保了一种协调的方法来收集用于资助报告和资助者确认的信息. 补助金管理工作涉及的活动包括:

  • 收到正式的奖助金通知.
    • 通常, 一份书面的补助金授予信被发送给授权代理人和/或补助金申请中指定的人. 奖助金全额或第一笔款项的支票通常会随奖助金信一起寄去.
  • 接受拨款/感谢资助人.
    • 及时通过电话或电子邮件感谢资助者的奖励.
    • 接受资助，并按要求交回已签署的资助协议/合约. 此外，提交资助者要求的任何其他文件. 对于一些基金会来说，存入支票可以构成接受赠款.
    • 通过市议会的决议来接受拨款. 查看“授权接受拨款”决议范本(doc).
    • 准备并发送确认信给资助者, 感谢他们的奖励，并承认赠款收据.
  • 向内部持份者宣布拨款奖励.
    • 通知赠款团队和城市/组织领导赠款奖励.
  • 将捐赠记录在捐赠数据库中.
    • 捐助者数据库(或电子表格)中的赠款跟踪应该包括诸如资助者姓名之类的基本信息, 资助者地址, 资助者联系方式, 颁发补助金的日期, 格兰特时期, 资助金额, 授予目的.
  • 计划执行奖助金的步骤和使用资金.
    • 召集奖助金团队，让他们复习奖助金提案中所描述的计划. 拨款申请提交和拨款授予之间通常需要几个月的时间.
    • 沟通补助金期望和利益相关者的角色.
    • 确认实施项目的职责和期望.
    • 确定是否需要对人员配备计划或项目时间表进行任何调整. 如果需要进行重大调整，请与资助者联系.
    • 计划资助团队将如何合作完成资助人要求的任何报告. 查看 明尼苏达州通用报告表 查看拨款报告中常见的问题.
  • 公布奖助金 对外部持份者及/或公众(如相关).
    • 在公开宣布奖助金之前，请与资助者核实并审查奖助金协议. 出资人通常对他们希望获得认可的方式和时间有规定. 一些资助者更愿意保持匿名.
    • 如果资助者批准, 考虑透过沟通渠道宣布奖助金奖助金，以表彰资助人, 告知社区, 并为项目建立动力.
  • 在会计/财务系统中建立补助金.
    • 与会计/财务人员一起在会计系统中建立补助金. 这可能包括识别成本中心代码和完成由财务政策和程序定义的其他步骤.
  • 确保拨款监督和报告.
    • 确保拨款监察及报告, 负责实施项目的工作人员将与拨款作者或负责向资助者提交报告的人员合作. 与出资人的持续沟通有助于让出资人了解项目的成功以及项目范围和预算的任何必要变化.
  • 提交最后确认及报告.
    • 资助期结束后一个月内, 感谢资助者并分享最终的资助报告是一个很好的做法, 不管是否需要. 这也是确认资助者已收到所有所需资助报告的时间.
  • 促进汇报讨论 与内部利益相关者和/或资助者.
    • 通过考虑以下问题，汇报拨款发展过程:
      • 什么进展顺利??
      • 什么事情没有按计划进行?
      • 可以改进的地方?